Activitatea de arhivă a administratorilor de fonduri de pensii este reglementată de Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, precum şi de Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, potrivit căreia creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum şi a celor ieşite.
Aceste documente se grupează, anual, în unităţi arhivistice, conform problematicii şi termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă, care se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii.
Legea mai prevede că nomenclatoarele întocmite de creatori la nivel central se aprobă de către Arhivele Naţionale, iar cele ale celorlalţi creatori, de către serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale.
Autoritatea de Supraveghere Financiară (ASF) a emis un act nou, Norma nr. 1/2013 privind organizarea activităţii de arhivă a administratorilor de fonduri de pensii private, aprobată prin Hotărârea nr. 3/2013, care a fost publicată în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 448 din 22 iulie 2013.
Noutatea adusă de actul aprobat de ASF este că administratorii de fonduri de pensii sunt obligaţi să elibereze, la solicitarea participanţilor, beneficiarilor sau reprezentanţilor legali ai acestora, în baza unor înscrisuri doveditoare care să le ateste calitatea, certificate, extrase şi copii ale documentelor pe care le creează sau le deţin, dacă acestea se referă la drepturi care îi privesc pe solicitanţi.
Vechile reglementări obligau administratorii fondurilor de pensii private să elibereze documente la cererea persoanelor fizice sau juridice, însă nu specificau că solicitanţii erau nevoiţi să îşi demonstreze calitatea.
De asemenea, noile dispoziţii legale în materie, aprobate prin Norma ASF nr. 1/2013, mai prevăd că administratorii de fonduri de pensii private au obligaţia de a desemna personalul însărcinat cu activitatea de arhivă, lucru care nu era precizat în vechile reglementări.
Lasa un raspuns